Perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Hankinnan kohteena ovat sosiaalihuoltolain mukaisten perheiden palvelut. Palvelu on toteutettava sosiaalihuoltolain (1301/2014) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Hankinnan kohteena toimittajarekisterin perustamisvaiheessa ovat seuraavat lasten ja perheiden palvelut:
OSA 1 Tukiperhepalvelu
Osa 2 Ammatillinen tukiperhepalvelu
OSA 3 Lapsiperheiden kotipalvelu
OSA 4 Perhetyö
OSA 5 Tukiloma
Hankinta toteutetaan joustavana toimittajarekisterinä (jatkossa toimittajarekisteri), joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalveluhankinta, johon sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja lain 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Kyseessä ei ole hankintalain 42 §:n tarkoittama puitejärjestely.
Toimittajarekisteri perustetaan ja sitä täydennetään avoimen menettelyn kaltaisella menettelyllä. Menettelyn joustavuus saavutetaan avaamalla toimittajarekisteri määräajoin uusille palveluntuottajille. Tarjoaja voidaan hyväksyä yhteen tai useampaan toimittajarekisterin osaan.
Hankintamenettelyn valinnan tarkoituksena on turvata asiakasryhmän erityistarpeet ja palveluiden toteuttaminen niitä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Toimittajarekisterin tarkoituksena on turvata asiakasryhmän ja asiakkaan palveluiden jatkuvuus, saatavuus ja kattavuus.
Toimittajarekisteri on voimassa määräaikaisena kolme (3) vuotta sen perustamisesta (varsinainen sopimuskausi) ja tilaaja voi jatkaa sen voimassaoloa kahdella (1+1) optiovuodella (optiokausi). Tilaajalla on mahdollisuus päättää joko yhden (1) tai kahden (2) vuoden option käyttöönotosta viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
Hankintajärjestelmän ehdot ja toiminta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä ”Joustavan toimittajarekisterin periaatteet”.
Palvelun hankinnalle on sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021, järjestämislaki) 12 §:n mukaiset edellytykset. Hyvinvointialue täyttää edellä mainitun lain mukaisen järjestämisvastuunsa ostopalveluna ja omalla tuotannollaan. Hyvinvointialue on ottanut hankintasopimukseen järjestämislain 15 §:n mukaiset sopimusehdot ja varautunut sopimusehdoissa sopimuksen päättymiseen ja sopimusrikkomuksiin.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu arvonlisäveroton vuosiarvo on noin 1,3 miljoonaa euroa.
Hankintailmoitus ja saadut tarjoukset
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue julkaisi 27.6.2024 hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön numero KEUDno-2022-253 sekä korjausilmoituksen 15.8.2024 ilmoituskanavissa Tarjouspalvelu.fi ja www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on päätöksen oheismateriaalina 1.
Toimittajarekisterin perustamisvaiheessa palveluntuottajat hakeutuivat toimittajarekisteriin jättämällä tarjouksensa hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön mukaisesti.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 29.8.2024 klo 10:00 mennessä tarjouksia seuraavasti:
OSA 1 Tukiperhepalvelu 15 tarjousta
Osa 2 Ammatillinen tukiperhepalvelu 14 tarjousta
OSA 3 Lapsiperheiden kotipalvelu 25 tarjousta
OSA 4 Perhetyö 55 tarjousta
OSA 5 Tukiloma 9 tarjousta
Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjouspyynnön mukaisesti toimittajarekisteriin hyväksytään kaikki tarjoajat, jotka täyttävät tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuus-ja vähimmäisvaatimukset.
Soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja muut tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset oli määritelty hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä.
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n 1 mom. mukaan hankintayksikkö voi esittää ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia sekä vaatia ehdokkaita ja tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Lainkohdan mukaan ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Neljän tarjoajan osalta kuvattu referenssi ei täyttänyt hankintailmoituksessa asetettua vaatimusta ja ne suljetaan pois tarjouskilpailusta. Liitteet 3-6, poissuljetut tarjoajat. Tarjouskilpailusta sulkemisen tarkemmat perustelut on esitetty tarjoajakohtaisissa kirjeissä, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Ne annetaan tiedoksi vain kyseiselle tarjoajalle.
Muut saadut tarjoukset täyttivät hankintailmoituksessa asetetut tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kuusi tarjousta eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia vähimmäisvaatimukset täyttävän henkilöstön kuvauksen osalta. Ne suljetaan pois tarjouskilpailusta puutteellisten osien osalta. Tarjouskilpailusta sulkemisen tarkemmat perustelut on esitetty tarjoajakohtaisissa kirjeissä, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Ne annetaan tiedoksi vain kyseiselle tarjoajalle. Liitteet 7-12, poissuljetut tarjoajat.
Muut saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Tarjousvertailu suoritetaan erikseen kussakin toimittajarekisterin luokassa. Tilaaja valitsee kaikki tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset täyttävät ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehneet palveluntuottajat. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
HINTA
Painoarvo 60 %
Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 60 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 60.
LAATU
Painoarvo 40 %
Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat laatuperustekohtaiset pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan laadun raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 40 pistettä. Muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan raakapisteet / suurimmat raakapisteet * 40.
Laatuperusteet osissa 1–5 olivat
- A Mielenterveys- ja päihdekuntoutukseen liittyvä erityisosaaminen
- B Käytöshäiriöiden hallintaan ja oppimisvaikeuksiin liittyvä erityisosaaminen
- C Vauvaperheisiin liittyvä erityisosaaminen
- D Perhe- ja lähisuhdeväkivaltaan liittyvä erityisosaaminen
- E Vammaisiin, kehitysvammaisiin tai pitkäaikaissairaisiin lapsiin ja nuoriin sekä erityiseen kommunikaatioon liittyvä erityisosaaminen
Tarjoajan edellä mainitulla tavalla muodostetut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Tarjoajien valinta tapahtuu hinnan ja laadun mukaisessa etusijajärjestyksessä. Hinta- ja laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä.
Tarjouspyynnössä annetun ohjeen mukaan tarjoajan tuli kuvata laatuperusteiden toteutuminen. Kuvaus tuli laatia niin, että siitä käy selkeästi ilmi laatulupauksen edellytysten toteutuminen. Tarjouspyynnön mukaan, jos kuvaus puuttui tai oli olennaisesti puutteellinen, tarjoa saa tältä osin laadusta 0 pistettä.
Kahden tarjoajan laadun toteutumisen kuvaus oli puutteellinen ja hankintayksikkö on antanut niille laadusta puutteellisin osin 0 pistettä. Laatupisteytyksen muutokset on perusteltu tarkemmin tarjoajakohtaisissa kirjeissä, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Ne annetaan tiedoksi vain kyseiselle tarjoajalle itselleen. Liitteet 13 ja 14 tarjoajakohtainen kirje.
Tarjousvertailun lopputulos, valitut palveluntuottajat ja palveluntuottajien etusijajärjestys kussakin toimittajarekisterin osassa on liitteen 2 Valitut palveluntuottajat osat 1–5 mukainen.
Hankintasopimus ja ilmoitus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. Hankintalain 25 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisen kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo.hva@keusote.fi.
Päätös
Hyväksyttiin esityksen mukaan.