Kuvaus
Hankinnan taustaa
Palvelu kattaa vainajien siirrot esimerkiksi toisen toimipisteen kylmiöön säilytykseen, kuoleman toteamiseksi tai oikeuslääketieteen laitokselle oikeuslääketieteellisiin tutkimuksiin. Hankinta perustuu lainsäädäntöön ja hyvinvointialueelle määrättyihin tehtäviin, joita ohjaavat laki kuolemansyyn selvittämisestä (1973/459), asetus kuolemansyyn selvittämisestä (1973/948), Sosiaali- ja terveysministeriön asetus kuoleman toteamisesta (2004/27) ja terveydensuojeluasetus (1994/1280). Henkilökuljetusten järjestämistä koskevat vaatimukset on määritelty lisäksi liikenteen palveluista annetussa laissa (320/2017), jota noudatetaan osana vainajien kuljetuspalvelun järjestämistä. Palvelu on toteutettava kaikkien siihen sovellettavien säädösten sekä alemman tasoisten määräysten mukaisesti. Näiden säädösten lisäksi elintarvikeasetus ja terveydensuojeluasetus ohjaavat ruumiiden käsittelyä, säilyttämistä, kuljetusta ja hautaamista. Myös valtion osallistuminen oikeuslääketieteellisiin kuljetuksiin on selvitettävä osana hankintaa.
Nykytilanne ja palvelutarpeet
Vuonna 2023 Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen (Keusote) vainajien kuljetuspalveluista aiheutuneet kustannukset olivat noin 200 737 euroa. Alueella ei tällä hetkellä ole voimassa olevaa sopimusta hyvinvointialue -tasolla vainajien kuljetuspalveluille. Nykyinen tilanne edellyttää hankinnan kilpailuttamista ja mahdollisten palveluntuottajien kartoittamista, jotta palvelu voidaan taata koko hyvinvointialueelle kattavasti ja tehokkaasti. Kuljetustarpeet vaihtelevat tapauskohtaisesti, ja vainajia kuljetetaan eri tavoin, esimerkiksi Helsinkiin oikeuslääketieteellisiin tutkimuksiin tai kuntien sisäisesti. Palveluntuottajalla tulee olla riittävä kapasiteetti hoitaa kaikki tarvittavat kuljetukset, myös äkilliset kuljetustarpeet, joita voi tulla myös yksityisistä asumispalveluyksiköistä.
Kylmäsäilytystilat ja logistiikka
Kylmäsäilytystilat ovat kriittisiä ja niiden riittävyys täytyy varmistaa. Jos kuljetuksia ei pystytä hoitamaan riittävän nopeasti, kylmäpaikat täyttyvät, mikä voi aiheuttaa ruuhkautumista ja muita ongelmia. Lisäksi säilytystilojen sijainti ja määrä voivat muuttua pysyvästi tai väliaikaisesti (esim. kesäaikana), mikä tulee ottaa huomioon hankinnan suunnittelussa. Näiden olosuhteiden muuttuessa tarvitaan joustavuutta, jotta voidaan varmistaa palvelun sujuva toteutus sopimuskauden aikana.
Vainajien kuljetuspalvelun kilpailuttaminen
Vainajien kuljetuspalveluiden hankinta on tarkoitus toteuttaa EU-kynnysarvon ylittävänä kilpailutuksena. Hankinnassa noudatetaan CPV-koodia 60000000-8 (kuljetuspalvelut) ja täydennyskoodia ME03-4 (ruumiiden kuljetus). Sopimuskauden on alustavasti arvioitu olevan viiden (5) vuoden mittainen. Keusote ei sitoudu hankkimaan tiettyä määrää kuljetuksia sopimuskauden aikana. Hankinnan jakaminen maantieteellisiin osa-alueisiin päätetään kilpailutuksen valmistelussa ja mahdollisesti käytetään puitejärjestelyä, jossa useampi palveluntuottaja voi osallistua. Tämän katsotaan mahdollistavan palvelun jatkuvuuden ja riskien hallinnan, vähentää riippuvuutta yhdestä palveluntuottajasta ja mahdollistaa nopean reagoinnin äkillisiin kuljetustarpeisiin. Hankintamenettelyssä harkitaan myös markkinainformaation jakamista, mikä varmistaa, että toimijat ovat tietoisia palvelun erityistarpeista, kuten oikeuslääketieteellisten tapausten hoitamisesta.
Laatuvaatimukset ja tietosuoja
Palveluntuottajien tulee täyttää alan yleiset laatuvaatimukset sekä noudattaa kuljetuspalveluita koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja säädöksiä, mukaan lukien henkilöstön ja kaluston riittävyys.
Hankinnan valmistelussa tehdään tietosuoja-arviointi (DPIA), jotta palvelun yhteydessä käsiteltävien vainajien henkilötiedot suojataan tietosuoja-asetusten mukaisesti. Sähköiseen tietojenhallintaan siirtymistä tullaan myös edistämään osana palvelun kehittämistä.
Aikataulu
Varsinainen kilpailutusprosessi on aikataulutettu keväälle 2025 ja siihen kuuluu tarjouspyynnön laadinta sekä kilpailutus. Hankinnan valmistelun tavoitteena on saada uusi sopimus voimaan vuoden 2025 aikana.