§ 84 SosiaaliEffica-järjestelmästä lastensuojelun liitteiden poiminta / Digital Workforce

Päätöksen peruste

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (aluevaltuusto 2.10.2025 § 73)

25 § mukaan tieto- ja  digijohtaja päättää tehtäviinsä kuuluvista sopimuksista, sitoumuksista sekä hankinnoista, milloin niiden arvo on enintään 2 000 000 euroa, sekä niitä koskevista hankintaoikaisuista ja lausumista.

Kuvaus

Hankinnan tausta:  

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella (jatkossa Keusote) on ollut käytössään Digital Workforcen toteuttamia tietojen poiminta- ja arkistointiprojekteja useista käytöstä poistetuista asiakastietojärjestelmistä. Aiemmat hankkeet ovat sisältäneet muun muassa Pro Consona-, Pegasos- ja Mukana-järjestelmien tietojen poiminnan ja arkistoinnin.

Näiden aikaisempien sopimusten yhteydessä on noussut esille lisätyötarpeita, jotka koskevat Hyvinkään SosiaaliEffica-järjestelmää. Tarve koskee lastensuojelun sähköisten hakemusten liitteiden poimintaa arkistointia varten.

Poimintatarve on tarkennettu yhteistyössä Keusoten ja toimittajan välillä 26.9.2025, ja työnkulku on todettu teknisesti toteuttamiskelpoiseksi.

Hankinnan kohde: ​​

Hankinnan kohteena on Hyvinkään SosiaaliEffica-järjestelmästä tehtävä lastensuojelun sähköisten hakemusten liitteiden poiminta.

Poiminnan sisältö:

• Poimittavaksi tulee noin 1300 asiakkaan liitetiedostot (PDF-muotoisia lomakkeita)
• Poiminta tehdään ilman aikarajausta
• Hyvinvointialue toimittaa poimintaa varten asiakaslistauksen sekä huolehtii käyttöoikeuksista
• Poiminnan lopputuloksena syntyy verkkolevylle tallennettu aineisto, jossa on mukana tarvittavat metatiedot
• Keusote arkistoi aineiston myöhemmin Kelan Asiakastietovarantoon

Poiminta pyritään toteuttamaan lokakuun 2025 aikana.

Tarjous ei sisällä Kelan Asiakastietovarantoon siirtoa tai siihen liittyvää asiantuntijatyötä.

Hankinnan arvo:

Digital Workforcen tarjouksen mukainen kokonaishinta on 14 850 euroa (alv 0%).

Päätös

Päätän,

1. Hankkia Hyvinkään SosiaaliEffica-järjestelmän lastensuojelun sähköisten hakemusten liitteiden poiminnan yllä kuvatun ja Digital Workforcen tarjouksen mukaisesti.
2. Kustannukset maksetaan tietohallinnon investointikohteelta 961901510_00005.

Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmässä.