Kuvaus
Hankinnan tausta:
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella (jatkossa Keusote) on Istekki Oy:n omistjaja. Keusotella on käytössään Istekki Oy:n tarjoama Karkki-arkistointipalvelu, johon on tarkoitus tallentaa käytöstä poistettujen tietojärjestelmien tietosisällöt.
Keusote on päättänyt poistaa käytöstä Hyvinkään, Järvenpään ja Nurmijärven WebStar-järjestelmät, jotka sisältävät terveydenhuollon asiakas- ja käyntitietoja. Näistä järjestelmistä arkistoidaan kaikki lakisääteisesti tai Keusoten tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti säilytettävät asiakirjat Keusoten Karkki-arkistoon (Istekki Arkistoon).
Tietoevry Care toteuttaa erillisenä hankintana Webstar-järjestelmien tietojen poiminnan ja siirtää poimitut tiedot Keusoten SFTP-palvelimelle. Istekki Oy hakee nämä tiedot ja vastaa tietojen arkistoinnista Karkki-arkistoon Keusoten linjausten mukaisesti.
Hankinnan kohde:
Hankinnan kohteena on WebStar-järjestelmien tietojen arkistointi Karkki-arkistoon.
Arkistointi toteutetaan Istekki Oy:n tuottamana asiantuntija- ja projektinhallintapalveluna.
Hankinta sisältää:
- kolmen kunnan (Hyvinkää, Järvenpää, Nurmijärvi) WebStar-tietojen arkistoinnin
- asiantuntija- ja projektinhallintatyön
- arkkitehtuurisuunnittelun ja tietokonversion Karkki-arkistoon
- koepoiminnan toteutuksen Hyvinkään aineistolle (n. 500 000 rivitietoa)
Projektin lopputuloksena Keusoten määrittelemät käyttäjäryhmät voivat katsella Karkkiin arkistoituja tietoja Karkin käyttöliittymän kautta, ja arkistonhoitajat voivat suorittaa vanhentuneiden asiakirjojen massapoistoja.
Hankinnan kustannukset:
Hankinnan arvioitu kokonaiskustannus 9 645 € (alv 0%). Laskutus toteutuneen työn mukaisesti.
Oikeudelliset perusteet:
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, myös hankintalaki) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Lisäksi edellytyksenä on, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö harjoittaa enintään viiden prosentin ja enintään 500 000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa.
Hankintalain 15 §:n 5 momentin mukaan hankintayksiköiden katsotaan yhdessä käyttävän määräysvaltaa sidosyksikköön, jos sidosyksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankintayksiköiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa sidosyksikön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Lisäksi edellytyksenä on, että sidosyksikkö toimia määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti.
Istekki Oy toimii edellä mainitun lainkohdan mukaisena omistajiensa sidosyksikkönä, jolta tehtäviä hankintoja ei tarvitse hankintalain mukaisesti kilpailuttaa.