§ 80 Microsoft-lisenssit, jälleenmyyjän kilpailutus pienhankintana

Päätöksen peruste

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (aluevaltuusto 26.9.2024 § 60)
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen delegointisääntö  (hyvinvointialuejohtaja 18.11.2024 § 57)

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 4 luvun 26 § mukaan tieto- ja digijohtaja päättää tehtäviinsä kuuluvista sopimuksista, sitoumuksista sekä hankinnoista, milloin niiden arvo on enintään 2 000 000 euroa, sekä niitä koskevista hankintaoikaisuista ja lausumista.

Kuvaus

Taustaa

Keski-Uudenmaan Hyvinvointialueella (jäljempänä Keusote) on Microsoft-tuotteiden liittymäsopimus (Enterprise Agreement, EA) Microsoftin kanssa (KEUDno-2021-15699). Nykyinen sopimus Microsoftin kanssa päättyy 31.12.2024.  Lisäksi lisensseihin liittyen on solmittu 2021 Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut sekä erilliskonsultointi sopimus Crayon Oy:n kanssa. Myös tämä sopimus päättyy 31.12.2024.

Hyvinvointialuejohtaja on 25.10.2024 tehdyllä hankintapäätöksellä (KEUHDno-2024-4628) päättänyt, että Keusote uusii Microsoft-liittymäsopimuksen kaudeksi 1.1.2025 – 31.12.2027. Sopimuksen uusimisella Keusote sitoutuu ostamaan tietyn määrän tuotteita Microsoftilta, ja vastaavasti Keusote saa edullisemmat lisenssihinnat sopimuskauden 1.1.2025 –31.12.2027 ajalle. Lisenssien hankinnasta on päätetty em. yksinoikeuteen perustuvalla päätöksellä eikä lisenssien hintaa lasketa siksi osaksi tätä päätöstä.  Lopullisiin hintoihin vaikuttaa erikseen valittavan lisenssijälleenmyyjän palkkiot. Jälleenmyyjä valinta toteutetaan erillisenä hankintana tällä päätöksellä.

Lisenssien jälleenmyyjän osalta Keusote on käynyt keskusteluja neljän eri toimittajan kanssa ja toimittanut keskustelujen pohjalta tarjouspyynnön sähköpostitse toimittajille, joilla on mahdollisuus myydä EA-sopimuksen alaisia tuotteita. Tarjouksia pyydettiin 15.11.2024 mennessä ja määräaikaan mennessä kaksi toimittajaa jätti tarjouksen. 

Keusotella ei ole ollut mahdollisuutta saada tietoon Microsoftin ja jälleenmyyjien välisiä hintatietoja, joten hankinta on perustunut Microsoftin ilmoittamaan ennakoituun jälleenmyyntihintaan. Lisenssien jälleenmyyjän valinta suunniteltiin tehtävän pienhankintana, mikäli jälleenmyyjän palvelun arvo sopimuskaudelta jää alle pienhankintarajan.¨¨

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on lisenssien jälleenmyyjän palvelut ajalle 1.1.2025 - 31.12.2027.  Valittavan jälleenmyyjän tulee tarjota Keusotelle Microsoftin EA-sopimukseen kirjatut tuotteet sekä lisenssien hallinnointiin tarvittavat portaalit ja yhteyskanavat. Kaikki lisenssien toimitukseen ja hallinnointiin liittyvät kulut tulee sisältyä lisenssien hintoihin.

Tarjouksen määräaikaan mennessä jättivät:

• Crayon Oy 
• Atea Finland Oy

Molemmissa tarjouksissa jälleenmyyjän palvelun osuus jäi alle 60 000€ sopimuskauden ajalta.

Saatujen tarjousten perusteella Keusote valitsee lisenssien jälleenmyyjäksi Atean, perusteluinaan halvin hinta. Sopimus solmitaan ajalle 1.1.2025 - 31.12.2027. Atean tarjouksessa lopullinen sopimuskauden kustannus jää pienemmäksi kuin Microsoftin toimittama arvio sopimuskauden kustannuksista.

Sopimuskausi

Sopimus on määräaikainen ja se on voimassa 36 kuukautta. 

Päätös

Päätän,

1. valita lisenssien jälleenmyyjäksi Atea Finland Oy:n ajalle 1.1.2025 - 31.12.2027. 
2. todeta, että hankinnan valintaperusteena on halvin hinta. 
3. todeta, että hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisen myötä. Sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmässä.