§ 13 Effica sosiaalihuolto vanhojen tietojen arkistointi poiminta/Tietoevry Care

Päätöksen peruste

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (aluevaltuusto 12.12.2024 § 80) Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen delegointisääntö (hyvinvointialuejohtaja 18.11.2024 § 57)
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 4 luvun 26§ mukaan tieto- ja digijohtaja päättää tehtäviinsä kuuluvista sopimuksista, sitoumuksista sekä hankinnoista, milloin niiden arvo on enintään 2 000 000 euroa, sekä niitä koskevista hankintaoikaisuista ja lausumista.

Kuvaus

Hankinnan tausta: 

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueella (jatkossa Keusote) on ollut käytössään Tietoevry  Care:n toimittamat Effica-asiakastietojärjestelmät. Effica-järjestelmät ovat olleet aikanaan käytössä Hyvinkäällä ja Nurmijärvellä, mutta niiden aktiivi käytöstä on luovuttu ja järjestelmät ovat jääneet katselukäyttöön.

Effica-järjestelmistä on tarkoitus tehdä aineistojen poiminta vanhojen tietojen arkistointia varten.

Keusote on selvittänyt taustoja ja eri vaihtoehtoja tietopoiminnan hankinnan osalta ja tullut lopputulokseen, jossa Effica aineistojen poiminta on järkevää hankkia suoraan nykyiseltä järjestelmätoimittajalta. Perusteluna suorahankinnalle on, että Keusotella itsellään ei ole kaikilta osin tarvittavaa järjestelmän syväosaamista ja tämän tason osaaminen löytyy vain järjestelmätoimittajalta. Keusotella ei ole myöskään mahdollista irrottaa omia henkilöresursseja robottipoiminnan määrittelyyn sekä poimintojen myötä tuleviin tietojen korjauksiin, jotka vaativat myös järjestelmän syväosaamisen. Vaihtoehtoiset ratkaisut vaatisivat merkittäviä perehdytys ja koulutus tarpeita, jotka eivät ole Keusoten nykyisillä resursseilla eikä osaamistasolla mahdollisia.

Hankinnan kohde:
Hankinnan kohteena on Keusoten vanhojen Effica-asiakastietojärjestelmien tietojen poiminta arkistointia varten. Keusote on pyytänyt ja saanut tarjouksen Tietoevry Care:lta tietojen poiminnasta.

Tietojen poiminta:
Poiminta koskee seuraavia sosiaalihuollon Effica- kantoja:
• Hyvinkää (SOPA) 
• Nurmijärvi (SOSEFFICA)
Tietojen poiminta (arkistointia varten) 14.1.2025 tehdyn esiselvityksen pohjalta asiakkaan kanssa tehtyjen määritysten mukaisesti.

Hankinnan kustannukset:
Yhteensä hankinnan kustannukset vanhojen tietojen poiminnalle 109 910 €/alv 0 %

Päätös

1. Päätän,
   1. Hankkia Keusoten vanhojen Effica-asiakastietojärjestelmien tietojen poiminnan arkistointia varten ylläkuvatun ja Tietoevry Care:n tarjouksen mukaisesti.
   2. Kustannukset maksetaan tietohallinnon investointikohteelta 961901510_00005.

Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmässä.