§ 8 Toimipaikkojen yhteystietojen hallinnan ratkaisu - hankintapäätös

Päätöksen peruste

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (aluevaltuusto 1.6.2025 § 21) 
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen delegointisääntö (hyvinvointialuejohtaja 9.6.2025 § 44)

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön luvun 4 26 §:n mukaisesti tieto- ja digijohtaja päättää tehtäviinsä kuuluvista sopimuksista, sitoumuksista sekä hankinnoista, milloin niiden arvo on enintään 2 000 000 euroa, sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista.  

Kuvaus

Hankinnan tausta

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue (Keusote) on kilpailuttanut Toimipaikkojen yhteystietojen hallinnan ratkaisun. Tilaajan tarkoituksena oli löytää ratkaisu, joka mahdollistaa toimipaikkojen yhteystietojen keskitetyn hallinnan ja automaattisen päivittymisen Palvelutietovarannosta (PTV) eri hakupalveluihin, arvostelualustoille, hakemistoihin, karttapalveluihin ja sosiaalisen median alustoille.

Hankintaprosessissa oli mukana ulkopuolisena ICT- ja kilpailutusasiantuntijana NHG Finland Oy.

Hankintamenettely

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menette-lyllä. Kyseessä on Kansallinen hankinta, josta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa 28.5.2025 16:47. Tarjousten jättämisen määräaika oli 13.6.2025 12:00.

Saapuneet tarjoukset

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kaksi (2) tarjoajaa:

• Fonecta Oy 
• PinMeTo AB 

Tarjousten avaaminen

NHG Finland Oy:n asiantuntija avasi tarjoukset 13.06.2025 12:07 ja hankintayksikkö on sen jälkeen tutustunut saapuneisiin tarjouksiin.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka tuli vertailun perusteella valituksi toimittajaksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Jätettyjen tarjousten tarkistuksessa ilmeni, että Fonecta Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja Fonecta Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Fonecta Oy:lle on toimitettu erillinen poissulkupäätös poissulun perusteista.

PinMeTo AB:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja se täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edulli-suus ja hinta-laatusuhde, jossa tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo oli 40 % ja laadun 60 %. Hinta- ja laatupisteytys on kuvattu tarjouspyynnössä tarkemmin.

Koska hyväksyttyjä tarjouksia tuli vain yksi (1), ei tarjousten vertailua suoritettu.

Sopimuskausi

Sopimus on voimassa toistaiseksi, kunnes hankintayksikkö kilpailuttaa palvelut uudelleen. Tilaajan irtisanomisaika on 6 kk ja toimittajan 12 kk. Toimittajan irtisanomisoikeutta on kuitenkin rajoitettu määräaikaisesti siten, että toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päätty-mään Toimittajan puolelta aikaisintaan 48 kuukauden kuluttua siitä, kun sopimuksen kohteena oleva palvelu hyväksytty tuotantokäyttöön. 

Sopimuksen arvo

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän osalta koko hankintakaudelle optioineen on noin 69 000 euroa. Sopimuksen arvon laskemisen pohjana käytetyn hankintakauden pituus on 48 kuukautta. 

Päätös

Päätän:

1. Valita toimipaikkojen yhteystietojen hallinnan ratkaisun käyttöönottoprojektin, käyttö- ja ylläpitopalveluiden sekä jatkokehityksen toimittajaksi edellä selostusosassa ja liitteiden mukaisesti seuraavan palveluntarjoajan: PinMeTo AB.
2. Todeta, että hankinnan valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, mikä tarkoittaa tässä tapauksessa hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
3. Todeta, että hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän molempien osapuolien kirjallisten sopimusten allekirjoittamisen myötä. 

Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmässä.