§ 32 Oppimisympäristö ja osaamisen hallinnan ratkaisu

Päätöksen peruste

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (aluevaltuusto 1.6.2025 § 21) 
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen delegointisääntö  (hyvinvointialuejohtaja 4.5.2025 § 36)

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön luvun 4 26 §:n mukaisesti tieto- ja digijohtaja päättää tehtäviinsä kuuluvista sopimuksista, sitoumuksista sekä hankinnoista, milloin niiden arvo on enintään 2 000 000 euroa, sekä edellä mainittuja koskevista hankintaoikaisuista. 

Kuvaus

Hankinnan tausta

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue (Keusote) on kilpailuttanut Oppimisympäristö ja osaamisen hallinnan ratkaisun. Tilaajan tarkoituksena oli löytää tarkoitukseen soveltuva SaaS-palvelu ja sille ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut Keusoten koko henkilöstön, noin 4500 työntekijän käyttöön.

Hankintaprosessissa oli mukana ulkopuolisena ICT- ja kilpailutusasiantuntijana NHG Finland Oy.

Hankintamenettely

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa 18.5.2025 ja TED-tietokannassa 19.5.2025. Tarjousten jättämisen määräaika oli 2.6.2025 14:00.

Saapuneet tarjoukset

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kolme (3) tarjoajaa:

• Grade Solutions Oy
• Saarni Learning Oy
• Vuolearning Oy

Tarjousten avaaminen

NHG Finland Oy:n asiantuntija avasi tarjoukset 02.06.2025 14:06 ja hankintayksikkö on sen jälkeen tutustunut saapuneisiin tarjouksiin. 

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka tuli vertailun perusteella valituksi toimittajaksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki kolme tarjousta täyttivät tarjouksille asetetut vähimmäisvaatimukset. 

Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus ja hinta-laatusuhde, jossa tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo oli 60 % ja laadun 40 %. Hinta- ja laatupisteytys on kuvattu tarjouspyynnössä tarkemmin.

Laadun painotus oli korkeampi, koska Keusoten hankintastrategiaan kuuluu olennaisesti panostus laadukkaisiin hankintoihin. Laatupisteytyksessä painotettiin ratkaisun käytettävyyttä, projekti-suunnitelmaa ja lisäominaisuuksia.

Valinnat tehtiin parhaan hinta-laatusuhteen mukaan siten, että hinnaltaan halvin tarjous sai 60 hin-tapistettä. Tarjousten hintapisteet määrittyivät kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet. 

Laatupisteet kertyivät kahdesta osa-alueesta:

1. Vaatimusmärittelyn pisteytettävät ominaisuudet
2. Projektisuunnitelma. 

Vaatimusmäärittelyssä kuvatuista ratkaisun ominaisuuksista maksimipisteet olivat 20 pistettä. Ratkaisun ominaisuuksista kertyi pisteitä tarjouksen Liitteen 3 (vaatimukset) pohjalta. Eniten liitteen 3 pisteytettävistä ominaisuuksista pisteitä saanut toimittaja sai laatuvertailuun maksimipisteet (20 pistettä). Muiden toimittajien laatuvertailuun saamat pisteet laskettiin kaavalla: toimittajan omat pisteet liitteeltä 3 / eniten liitteeltä 3 saaneen toimittajan pisteet * 20.

Projektisuunnitelmasta maksimipisteet olivat 20 pistettä. Hankintayksikön kukin jäsen pisteytti projektisuunnitelmat tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Parhaat pisteet projektisuunnitelmasta saanut tarjous sai laatuvertailuun täydet 20 vertailupistettä. Muiden toimittajien laatuvertailuun saamat pisteet laskettiin kaavalla: toimittajan omat pisteet projektisuunnitelmasta / eniten projek-tisuunnitelmasta saaneen toimittajan pisteet * 20.

Maksimipisteet laadusta olivat 40 pistettä.

Jokaisen tarjouksen hintapisteet ja laatupisteet laskettiin yhteen. Nämä yhdessä muodostivat tarjouksen kokonaisvertailupisteet. Suurimmat vertailupisteet saanut tarjoaja valittiin toimittajaksi.

Valinnan perusteena olevat lopulliset vertailupisteet ovat tämän päätöksen liitteenä 1.

Sopimuskausi

Sopimus on voimassa toistaiseksi, kunnes hankintayksikkö kilpailuttaa palvelut uudelleen. Tilaajan irtisanomisaika on 6 kk ja toimittajan 12 kk. Toimittajan irtisanomisoikeutta on kuitenkin rajoitettu määräaikaisesti siten, että toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään Toimittajan puolelta aikaisintaan 48 kuukauden kuluttua siitä, kun sopimuksen kohteena oleva palvelu hyväksytty tuotantokäyttöön. 

Sopimuksen arvo

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo Keusoten osalta koko hankintakaudelle optioineen on noin 264 750 euroa. Sopimuksen arvon laskemisen pohjana käytetyn hankintakauden pi-tuus on 48 kuukautta. 
 

Päätös

Päätän:

1. Valita oppimisympäristö ja osaamisen hallinnan ratkaisuun käyttöönottoprojektin, käyttö- ja ylläpitopalveluiden sekä jatkokehityksen toimittajaksi edellä selostusosassa ja liitteiden mukaisesti seuraavan palveluntarjoajan: Vuolearning Oy
2. Todeta, että hankinnan valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, mikä tarkoittaa tässä tapauksessa hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
3. Todeta, että hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän molempien osapuolien kirjallisten sopimusten allekirjoittamisen myötä. 

Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
 

Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmässä.