Kuvaus
Hankinnan tausta
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue (Keusote) on kilpailuttanut Sijaishallinnan järjestelmäkokonaisuuden. Tarkoituksena oli löytää ratkaisu Keusoten keskitetyn sijaishallinnan, yksiköiden ja sijaisten käyttöön, joka mahdollistaa sijaisten rekrytoinnin ja sijaisten hallinnan sujuvasti. Hankinnassa haettiin ratkaisua SaaS-palveluna.
Hankintaprosessissa oli mukana ulkopuolisena ICT- ja hankinta-asiantuntijana NHG Finland Oy.
Hankintamenettely
Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.
Hankintayksikkö on lähettänyt hankinnasta 2.2.2026 julkaistavaksi hankintailmoituksen kansalliseen HILMA -ilmoituskanavaan (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjousten jätön määräaika tarjouspalvelussa oli 5.3.2026 klo 11.00 mennessä.
Saapuneet tarjoukset
Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat neljä (4) tarjoajaa:
- Hoiwa Oy
- Koivu Solutions Oy
- Linkity Oy
- Peasy Gig Oy
Tarjousten avaaminen
Hankintayksikkö avasi tarjoukset 5.3.2026 klo 11:07 ja on sen jälkeen tutustunut saapuneisiin tarjouksiin.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut vaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka tuli valituksi toimittajaksi.
Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.
Tarkastuksessa ilmeni, että Hoiwa Oy:n, Linkity Oy:n sekä Peasy Gig Oy:n tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia ja heidän tarjouksensa suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Edellä mainituille tarjoajille on toimitettu erilliset poissulkupäätökset poissulun perusteista.
Koivu Solutions Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja se täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet
Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus ja hinta-laatusuhde, jossa tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo oli 20 % ja laadun 80 %. Hinta- ja laatupisteytys on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä (Liite 5. Vertailuperusteet) tarkemmin.
Tarjousten vertailua ei suoritettu, koska hyväksyttyjä tarjouksia tuli vain yksi (1).
Sopimuskausi
Sopimus on voimassa toistaiseksi. Tilaajan irtisanomisaika on (6) kuukautta ja toimittajan (12) kuukautta. Toimittajan irtisanomisoikeutta on kuitenkin rajoitettu määräaikaisesti niin,että toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään toimittajan puolelta aikaisintaan (48) kuukauden kuluttua siitä, kun sopimuksen kohteena oleva palvelu on hyväksytty tuotantokäyttöön.
Sopimuksen arvo
Hankinnan arvioitu maksimiarvo kokonaisuudessaan 48 kuukaudella laskettuna saadun tarjouksen perusteella on 193 190 €. Sopimuksen arvon laskemisen pohjana on käytetty käyttöönottoprojektin, jatkuvan palvelun sekä erikseen toimeksi annettavien lisätöiden hintaa. Voittanut tarjous alitti hankintayksikön tarjouspyynnölle asettamat seuraavat kattohinnat: Käyttöönottoprojekti 50 000 € (alv 0%) ja jatkuvien palveluiden 48 kk hinnan 100 000 € (alv 0 %).
Hankinnan käyttöönottokustannukset katetaan kustannuspaikalta 961900110-00057.
Jatkuvan palvelun kulut katetaan kustannuspaikalta 9611502404.