Aluehallitus, kokous 29.8.2023

Perustelut

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen toimeenpanon tiekartalla tehtävänä on hyvinvointialueen viestinnän linjaukset.

Hyvinvointialueen hallintosäännön 7 § mukaan aluehallitus johtaa hyvinvointialueen viestintää ja hyvinvointialueen toiminnasta tiedottamista. Aluehallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat viranhaltijat. Viestinnän ensisijainen kanava on yleinen tietoverkko.  Hyvinvointialueen viestinnän tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot hyvinvointialueen palveluista, päätöksenteosta ja toiminnasta. Viestintä on avointa, ajankohtaista, aktiivista ja oma-aloitteista sekä tasapuolista.  Hyvinvointialuejohtaja johtaa hyvinvointialueen viestintää ja tiedottamista hyvinvointialueen toiminnasta aluehallituksen hyväksymien viestinnän ja tiedottamisen periaatteiden mukaisesti.

Hyvinvointialueen viestinnän onnistuminen turvataan yhteisillä pelisäännöillä ja suunnitelmallisella viestinnällä.  Viestintä- ja visuaalisen ilmeen linjauksella tavoitellaan hyvinvointialueen muodostumista alueellisesti tunnetuksi toimijaksi yhtenäisellä viestinnällä, tavoitteilla, tavoilla ja visuaalisella ilmeellä. Viestinnän linjausten tavoitteena on varmistaa hyvinvointialueen tunnettuuden, luottamuksen ja hyvän asiakas- ja henkilöstökokemuksen syntyminen. 

Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä hyvinvointialueelle siirtyvänä organisaationa vastaa jo tällä hetkellä suurimmasta osasta hyvinvointialueiden vastuulle siirtyvien tehtävien järjestämisestä ja palvelut on koottu yhtenäisen nimen ja ilmeen alle. Hyvinvointialueen valmistelun tueksi on koostettu viestinnän linjaukset hyödyntäen kuntayhtymässä jo voimassa olevia viestinnän linjauksia.  Hyvinvointialueen strategian on tarkoitus valmistua vuoden 2022 loppuun mennessä. Valtakunnalliset strategiset linjaukset, joihin hyvinvointialueen strategiaa perustuu, julkaistaan vasta myöhemmin, joten viestinnän linjausten pohjana ovat sote- ja pelastustoimen uudistuksen valtakunnalliset tavoitteet ja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän vuonna 2020 voimaantullut strategia. Hyvinvointialueen strategian valmistuttua viestinnän linjauksia tarkastellaan tarvittaessa uudelleen. 

Kuntayhtymän visuaalinen ilme ja verkkosivut sisältöineen uudistettiin muun muassa viranomaisvaatimuksiin (esim. saavutettavuusdirektiivi ja palvelutietovaranto) ja kuntalaisten suureen tiedon tarpeeseen pohjautuen syksyllä 2021 osana hyvinvointialuevalmistelua. Työ edellytti merkittävää panostusta kuntayhtymän henkilöstöltä. Kuntayhtymän virallinen nimi on Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä, brändinimenä Keusote. Keusote nimi on laajasti käytössä kuntayhtymän viestintäkanavissa, sähköpostiosoitteissa, tiloissa, kulkuneuvoissa ja materiaaleissa. Keusote on palvelunkäyttäjille ja valtakunnallisesti eri sidosryhmille jo tutuksi käynyt nimi. Kuntayhtymän verkkosivuilla on viime vuoden aikana ollut yli 8 miljoonaa sivun katselukertaa ja yksittäisiä vierailijoita yli miljoona. Kuntayhtymän verkkosivujen uudistamiseen on viime vuonna käytetty merkittävästi resursseja ja sivuston saavutettavuustaso on erittäin kiitettävällä tasolla (88,6/100). 

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen nimi pohjautuu lainsäädäntöön. Valtiovarainministeriöltä on tiedusteltu, onko hyvinvointialueiden brändityöhön tulossa kansallista ohjausta. Saadun vastauksen perusteella voimaanpanolaissa määritetään hyvinvointialueiden viralliset nimet, mutta muutoin alueen nimeämiskäytänteet ja visuaalinen ilme on hyvinvointialueen päätettävissä, kuten nytkin Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän sekä monien muiden sairaanhoitopiirien ja sotekuntayhtymien kohdalla. 

Hyvinvointialueelle siirtymisen yhteydessä 1.1.2023 Keski-Uudenmaan pelastuslaitos ei siirry osaksi hyvinvointialueen organisaatiota, vaan jää toimimaan omana organisaationaan aiemmin tunnuksin. Lisäksi pelastuslaitokset ovat jo tehneet valtakunnallisen yhtenäistämisen mm. siirtymällä yhteisen nettisivuston käyttöön.

Nyt on tarkoitus päättää Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen viestinnän linjauksista vuoden 2022 ajaksi, ja visuaalisesta ilmeestä vuoden 2023 alusta.  

Keskeiset viestinnän linjaukset ovat, että hyvinvointialueen viestintää tehdään asiakkaat keskiössä, ihmistä varten, siten että viestintä askeleen edellä tiedon tarpeen toteuttamisessa. Hyvinvointialueen tunnettuutta ja luottamusta rakennetaan yhdessä eri toimijoiden kanssa ja turvataan hyvän asiakas- ja työntekijäkokemuksen syntyminen. Toiminnan ytimenä on osallisuuden ja vaikutusmahdollisuuksien turvaaminen kaikilla tasoilla. Uudistumisen ja innovoinnin tueksi rakennetaan yhteistyötä ja siltoja. Kaikella toiminnalla turvataan sujuva siirtymä hyvinvointialueeksi. Viestinnän periaatteina ovat luotettavuus, avoimuus, selkeys, rohkeus ja vuorovaikutteisuus. 

Ennen järjestämisvastuun siirtymistä hyvinvointialueelle 1.12023 on tarkoitus käyttää vain hyvinvointialueen virallista nimeä virallisissa dokumenteissa. Hyvinvointialueen valmistelun viestintää asukkaille ja henkilöstölle toteutetaan Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän viestintäkanavissa osana hyvinvointialueen kokonaisvalmistelua kuten tähänkin saakka.

Alla on kuvattu eri vaihtoehdot hyvinvointialueen visuaalisesta ilmeestä vuoden 2023 alusta. 

Vaihtoehto A: Hyvinvointialueen virallinen nimi yhdistetään valmistelun yhteydessä laadittuun uudistettuun visuaaliseen ilmeeseen 

Organisaation nimi on Keski-Uudenmaan hyvinvointialue ja sen visuaalinen ilme on Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän hyvinvointialuevalmistelun mukainen ilme. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos jatkaa toimimista omalla nimellään ja viranomaisroolissaan, kuten tälläkin hetkellä. Etuina tässä vaihtoehdossa ovat suhteellisen helposti toteutettavissa oleva muutos niin organisaation kuin palvelunkäyttäjienkin näkökulmasta. Olemassa olevat kanavat ja materiaalit ovat lähes suoraan käytettävissä, kohtuullisen pienillä muutoksilla aiempaan valmisteluun. Tämä vaihtoehto on myös linjassa hyvinvointialueen ja kuntayhtymän strategian perusviestien kanssa, joissa on korostettu kuntayhtymän muuttuvan hyvinvointialueeksi ja palvelujen kehittämisen tähtäävän sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistuksen mukaisiin tavoitteisiin. Tämänhetkisen tiedon mukaan organisaatiot, jotka ovat jo lähes valmiita kokonaisuuksia siirtymään hyvinvointialueeksi, jatkavat nykyisellä nimellään ja ilmeellään. Mahdollinen haitta vaihtoehto A:n osalta on tilanne, jossa hyvinvointialueen palvelut laajentuvat muihin kuin sote-palveluihin tulevaisuudessa. Tällöin visuaalisen ilmeen uudistaminen on edessä myöhemmin. Työmäärällisesti vaihtoehto A on pienin ja jättää resurssit käytettäväksi palvelutoimintaan. 

Vaihtoehto B: Uusi kattoilme hyvinvointialueelle, palvelut jatkavat nykyisellä ilmeellään 

Teetetään Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle oma ilme ja logo, jonka alla sosiaali- ja terveyspalvelut toimivat Keusote-ilmeellä. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos jatkaa edelleen omalla ilmeellään. Etuina tässä vaihtoehdossa olisi mahdollisesti nimikäytänteiden valtakunnallinen yhdenmukaisuus sekä palvelujen sisältöön nähden neutraali nimi. Haittapuoliksi muodostuisi useammalla nimellä ja logolla toimiminen. Muutos palvelisi vain hallinnollista tarvetta. Hyvinvointialueen hallinto ja luottamushenkilöorganisaatio tulisivat toimimaan eri nimellä kuin palvelut, lisäksi sote-palvelujen olisi kuitenkin otettava käyttöön myös organisaation virallinen nimi muun muassa päätöksissä ja ohjeissa. Riskeinä korostuvat eri toimijoiden logojen ja ilmeiden sekaantuminen, ja saavutettu hyöty olisi lähinnä hallinnollinen. Työmäärällisesti vaihtoehto B on keskitasoa, mutta muutostarpeiden arvioidaan olevan pitkäkestoisia.  

Vaihtoehto C: Kokonaan uusi viestinnällinen kokonaisuus 

Teetetään Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle kokonaan uusi viestinnällinen kokonaisuus, jonka alla hyvinvointialueen hallinto ja sosiaali- ja terveyspalvelut toimivat. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos jatkaa edelleen nykyisen ilmeen ja kokonaisuuden käyttämistä. Etuna tässä vaihtoehdossa on mahdollisuus korostaa uutta hallinnollista organisaatiota. Haittapuolena ovat laajat muutokset viestintäkanaviin, yhteystietoihin, sisältöihin, kaikkiin materiaaleihin ja järjestelmiin. Työmäärä kohdistuu sotepalveluihin. Asiakkaille ja asukkaille muutoksen viestiminen vaatii huomattavan paljon työtä tunnettuuden varmistamiseksi. Lisäksi kuntayhtymän perustamisvaiheen kokemusten perusteella on odotettavissa, että epäselvyydet toimijasta tulisivat muutoksen jälkeen jatkumaan vielä pitkään vuoden 2023 jälkeen. Tämä on riski kuntalaisten tiedon saannin näkökulmasta. Työmäärällisesti vaihtoehto C on suurin. Se edellyttää merkittävää budjetointia ja lisäresursointia hyvinvointialueelta Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän puolelle vuonna 2022, koska muutostyö tulisi työllistämään laajasti myös kuntayhtymän henkilöstöä palvelualueilla tarvittavan tietämyksen palveluista ollessa kuntayhtymän puolella. Tämänhetkisessä valtakunnallisessa henkilöstön saatavuusvajeessa resurssien suuntaaminen palvelujen viestinnälliseen uudelleenkokoamiseen ja uuden yhtenäisen ilmeen rakentamiseen palvelujen toteuttamisen sijasta ei olisi tarkoituksenmukaista.  
 

Perustelut

Hallintosäännön 7 § mukaan aluehallitus johtaa hyvinvointialueen viestintää ja hyvinvointialueen toiminnasta tiedottamista, ja että aluehallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista. Viestintäpalveluissa on valmisteltu yhdessä viestinnästä vastaavien ja johtoryhmän kanssa hyvinvointialueen viestinnän strategiset linjaukset. 
 
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen viestinnän strategiset linjaukset ohjaavat viestinnän suunnittelua, toteutusta ja kehittämistä. Hyvinvointialueen viestintä rakentuu näille yhteisille linjauksille, ja suuntaavat viestinnän tekemistä.
 
Hyvinvointialueen viestinnän strategisissa linjauksissa on huomioitu viestintää ohjaava lainsäädäntö sekä kansalliset suositukset ja hallinnonalojemme ministeriöiden linjaukset julkishallinnon viestinnästä. Asiakirjassa määritellään hyvinvointialueen viestinnän perustehtävä sekä päämäärät, joihin viestinnällä pyritään. Siinä on kuvattu myös vastuut viestinnän toteuttamisessa hyvinvointialueella ja konsernin tasolla.
 
Viestinnän perustehtävänä on tukea organisaation perustehtävän ja strategisten tavoitteiden toteutumista. Viestintä palvelujen käyttäjille, alueen asukkaille sekä sidosryhmille on yksi hyvinvointialueen lakisääteisistä tehtävistä. Hyvinvointialueen arvot näkyvät viestinnän toteutuksessa ja ohjaavat siinä tehtäviä valintoja.
 
Hyvinvointialueen viestinnän päämääränä on rakentaa Keusoten tunnettuutta, vahvistaa mielikuvaa yhtenäisestä palvelukokonaisuudesta sekä rakentaa osaltaan työnantajamielikuvaa. Viestimme palveluistamme, suunnitelmistamme sekä päätöksistä ja niiden perusteluista. Pyrimme selkeään ja saavutettavaan viestintään sekä mahdollisimman helppoon tiedon löytymiseen. Viestintä on osa henkilöstön ja asukkaiden osallisuutta.
 
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 7 § mukaan aluehallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista. 

Perustelut

Hallintosäännön 7 § mukaan aluehallitus johtaa hyvinvointialueen viestintää ja hyvinvointialueen toiminnasta tiedottamista, ja että aluehallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista. Viestintäpalveluissa on valmisteltu yhdessä viestinnästä vastaavien ja johtoryhmän kanssa hyvinvointialueen viestinnän strategiset linjaukset. 
 
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen viestinnän strategiset linjaukset ohjaavat viestinnän suunnittelua, toteutusta ja kehittämistä. Hyvinvointialueen viestintä rakentuu näille yhteisille linjauksille, ja suuntaavat viestinnän tekemistä.
 
Hyvinvointialueen viestinnän strategisissa linjauksissa on huomioitu viestintää ohjaava lainsäädäntö sekä kansalliset suositukset ja hallinnonalojemme ministeriöiden linjaukset julkishallinnon viestinnästä. Asiakirjassa määritellään hyvinvointialueen viestinnän perustehtävä sekä päämäärät, joihin viestinnällä pyritään. Siinä on kuvattu myös vastuut viestinnän toteuttamisessa hyvinvointialueella ja konsernin tasolla.
 
Viestinnän perustehtävänä on tukea organisaation perustehtävän ja strategisten tavoitteiden toteutumista. Viestintä palvelujen käyttäjille, alueen asukkaille sekä sidosryhmille on yksi hyvinvointialueen lakisääteisistä tehtävistä. Hyvinvointialueen arvot näkyvät viestinnän toteutuksessa ja ohjaavat siinä tehtäviä valintoja.
 
Hyvinvointialueen viestinnän päämääränä on rakentaa Keusoten tunnettuutta, vahvistaa mielikuvaa yhtenäisestä palvelukokonaisuudesta sekä rakentaa osaltaan työnantajamielikuvaa. Viestimme palveluistamme, suunnitelmistamme sekä päätöksistä ja niiden perusteluista. Pyrimme selkeään ja saavutettavaan viestintään sekä mahdollisimman helppoon tiedon löytymiseen. Viestintä on osa henkilöstön ja asukkaiden osallisuutta.