Kuvaus
Hankinnan tausta
Keski-Uudenmaan hyvinvointialue on kilpailuttanut omais- ja perhehoidon sekä henkilökohtaisen avun työnantajamallin digitaalisen ratkaisun sopimushallintaan, palkkioiden ja palkkojen laskentaan sekä maksatukseen. Ratkaisun tuli olla yksi digitaalinen ratkaisu, jolla keskitetysti ja sujuvasti toteutetaan omais- ja perhehoitoon sekä henkilökohtaisen avun työnantajamalliin liittyviä tehtäviä ja velvoitteita ilman kirjautumista eri järjestelmiin.
Ratkaisun tuli olla toimitettavissa Keusoten käyttöön palveluna, joka sisältää myös ratkaisun käyttöönoton, ylläpidon ja tukipalvelut.
Omais- ja perhehoidon palkkioiden laskemisen ja maksamisen kokonaisuuteen kuuluu muun muassa omais- tai perhehoitajan ilmoitus toteutuneesta hoitoajasta, palkkion muodostaminen omais- tai perhehoitajan ilmoittaman hoitoajan perusteella, verokorttitietojen huomioiminen, ulosoton laskenta, perintä ja tilitys, palkkion maksaminen, palkkiolaskelman toimittaminen palkkion saajalle, sivukulujen maksaminen sekä tulorekisteri-ilmoitukset. Maksetuista palkkioista tuotetaan tiedot Keusoten kirjanpitoon.
Henkilökohtaisen avun työnantajamallin asiakkaiden avustajien palkanlaskennan ja -maksun kokonaisuuteen sisältyy ilmoitus toteutuneista työtunneista, verokorttitietojen huomioiminen, ulosoton laskenta, perintä ja tilitys, ay-jäsenmaksujen laskenta, perintä ja tilitys, palkanmaksu ja palkkalaskelman toimittaminen palkansaajalle, sivukulujen maksaminen sekä tulorekisteri-ilmoitukset. Työnantajamalliin kuuluu myös työnantajan lakisääteisten vakuutusten ottaminen, maksaminen ja tilittäminen.
Hankintaprosessissa oli mukana ICT- ja kilpailutusasiantuntijoina Sofigate Oy ja NHG Finland Oy.
Hankintamenettely
Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 26 §:n mukaisen EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä oli avoin menettely.
Markkinavuoropuhelu
Ennen tarjouspyynnön julkaisemista käytiin markkinavuoropuhelua markkinoilla olevien ratkaisujen ja palveluiden kartoittamiseksi. Hankinnan valisteluvaiheessa julkaistiin tietopyyntö 23.8.2023. Tietopyyntöön vastasi yksi (1) toimittaja ja kahdenkeskinen vuoropuhelu toteutettiin syyskuussa 2023.
Tarjouspyyntö
Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 1.11.2023, jonka jälkeen ilmoitusta korjattiin todettujen julkaisuvirheiden vuoksi 4.11.2023 ja 8.11.2023. Ilmoitus oli nähtävillä Hankintailmoitukset.fi ja Tarjouspalvelu.fi -ilmoituskanavissa tunnisteella KEUHDno-2023-1535 sekä TED-tietokannassa tunnisteella 00678681-2023. Tarjousten jättämisen määräaika oli 11.12.2023 klo 12:00.
Saapuneet tarjoukset
Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kolme (3) tarjoajaa:
- Hoivateho palvelut Oy
- Linkity Oy
- Oima Oy
Tarjousten avaaminen
Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tietohallintopalvelut avasi tarjoukset 11.12.2023 13:43 ja on sen jälkeen tutustunut saapuneisiin tarjouksiin yhdessä Sofigate:n ja NHG:n asiantuntijoiden kanssa.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tietohallintopalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Hoivateho palvelut Oy:n ja Linkity Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet soveltuvuusvaatimuksia, ja suljettiin tarjouskilpailun ulkopuolelle. Hoivateho palvelut Oy:lle ja Linkity Oy:lle on toimitettu erilliset poissulkupäätökset poissulun perusteista. Oima Oy täytti tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka tuli vertailun perusteella valituksi toimittajaksi.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saaduista tarjouksista yksi (1) oli tarjouspyynnön mukainen ja se täytti tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjous hyväksyttiin.
Sopimuskausi
Ensimmäinen sopimuskausi on voimassa määräaikaisena kaksikymmentäneljä (24) kuukautta. Ensimmäisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana Tilaajan kolmen (3) kuukauden ja Toimittajan kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Sopimuksen arvo
Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen osalta optioineen on 1 381 127 euroa. Hankinnan arvioitu arvo on laskettu 48 kuukaudelle.