Perustelut
Organisaation tiedonhallintaa määrittää tiedonhallintalaki (906/2019). Tiedonhallintalain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukaisen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi; mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti sekä edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta.
Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava mm. siitä, että tiedonhallintayksikössä on ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä.
Hallintosäännön 67§ mukaan aluehallitus vastaa tiedonhallinnan lainmukaisista tehtävistä ja siitä, että tiedonhallintalain vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueella.
Hallintosäännön 68§ mukaan aluehallitus vastaa siitä, että arkistotoimen lainmukaisten tehtävien vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueen viranomaisen tehtävissä. Aluehallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty.
Tiedonhallinnan toimintaohje on Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen yleisohje tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisen tueksi. Se on kaikille palvelualueille tarkoitettu yleinen toimintaohje, jonka tarkoituksena on ohjata hyvinvointialueen asiakirjahallintoa sekä paperisten että sähköisten asiakirjojen osalta. Ohjeistus koskee kaikkia hyvinvointialueella asiakirjoja käsitteleviä toimen- ja viranhaltijoita sekä luottamushenkilöitä.
Lisäksi Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle on laadittu arkiston- ja tiedonohjaussuunnitelmat sekä toimintayksikkökohtaisia arkistointiohjeita. Ohjeistusta tarkastellaan vuosittain ja päivitetään tarpeen mukaan.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kristiina Kariniemi-Örmälä, vt. hyvinvointialuejohtaja, kristiina.kariniemi-ormala@keusote.fi
Aluehallitus päättää hyväksyä liitteen mukaisen Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tiedonhallinnan toimintaohjeen.
Päätös
Hyväksyttiin esityksen mukaan.