Aluehallitus, kokous 11.10.2022

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Keusoten (tulevan hyvinvointialueen) kohteiden, HUS Laboratorioiden ja kuvantaminen sekä Pornaisten kunnan päiväkoti, ateriapalveluiden ja siivouspalveluiden toimittaminen.

Yhteishankinnassa mukana olevat hankintayksiköt:
- Keusote (1.1.2023 Hyvinvointialue)
- Pornaisten kunta
- HUS

Hankinnan kohteeseen sisältyy viisi (5) asiakokonaisuutta:
1.    Ateriapalvelut Keusoten kohteissa
2.    Siivouspalvelut Keusoten kohteissa
3.    Siirtyvien työntekijöiden vastaanottaminen (liikkeen luovutus)
4.    Siivouspalvelut määritellyissä HUS kohteissa
5.    Ateria ja siivouspalvelut määritellyissä Pornaisten kohteissa

Hankinnasta tehtävällä sopimuksella sovitaan muiden velvoitteiden lisäksi laitoshuoltohenkilöstön siirtymisestä valitun toimittajan palvelukseen. Mainittu henkilöstö siirtyy toimittajan palvelukseen liikkeenluovutussäännösten mukaisesti. Toimittaja tulee liikkeenluovutushetkestä lukien vanhan työnantajan tilalle henkilöstön uudeksi työnantajaksi.

Toimittajan palvelukseen siirtyvät henkilöt on lueteltu hankintasopimuksen asiaa käsittelevässä liitteessä. Liitteessä listattujen henkilöiden lisäksi ei ole muita, joilla olisi oikeus siirtyä toimittajan palvelukseen.

Tarkemmin hankinnan kohde ilmenee kokouksessa oheismateriaalina olevasta tarjouspyyntökokonaisuudesta.
 

Tekninen vuoropuhelu (Markkinakartoitus)

Hankintamenettelystä on järjestetty kolme erillistä hankintalain 65 §:ssä tarkoitettua ns. markkinakartoitusta.

Ensimmäinen markkinakartoitus järjestettiin esittelytilaisuutena hankinnasta kiinnostuneille tarjoajille 30.9.2021, jossa osallistujille esiteltyiin hankittavaksi tulevaa siivous- ja ateriapalvelukokonaisuutta, jotka toteutettiin toisistaan erillisinä.

Toinen markkinakartoitus järjestettiin tietopyyntönä, johon pyydettiin markkinoilla toimivilta tarjoajilta kirjallisia vastauksia 21.1.2022 mennessä.

Hankinnasta järjestettiin vielä toukokuussa 2022 kirjallinen markkinakartoitus, jossa pyydettiin kommentteja 2.6.2022 mennessä ko. ajankohtaan mennessä valmisteltuun materiaaliin.

Edellä kuvattuihin markkinakartoituksiin osallistuminen ei ollut edellytyksenä tarjouksen jättämiselle myöhempään hankintamenettelyyn.
 

Hankintamenettely

Hankinta on toteutettu hankintalaissa (32 §) tarkoitettuna avoimena menettelynä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. 

Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia-hankintajärjestelmää käyttäen 24.7.2022. Hankinnan ennakoitu arvo ylitti hankintalain 26 §:ssä tarkoitetun EU-kynnysarvon.

Tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen hankinnasta jouduttiin tekemään neljä korjausilmoitusta, minkä myötä tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidennettiin 21.9.2022 klo 10:00 saakka.

Em. määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset liitteellä 1 ilmeneviltä tarjoajilta (yhteensä neljä kappaletta).
 

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Tarjoajien kelpoisuusvaatimusten tarkastamisen yhteydessä todettiin, että yksi tarjous ei kaikilta osin täyttänyt tarjoajien kelpoisuudelle asetettuja vaatimuksia. Näin ollen tarjous tulee hankintalain 83 §:n nojalla sulkea tarjouskilpailusta. Tarjoajalle toimitetaan hankintapäätöksen liitteenä erillinen selostus, jossa tarjouskilpailusta sulkeminen on tarkemmin perusteltu.

Muut tarjouksen jättäneet täyttivät tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.
 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Kaikki tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin edenneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä tarjouksille asetetut vähimmäisvaatimukset.
 

Tarjousten vertailu

Hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli paras hinta-laatusuhde.

Hinta-laatusuhteen tarkemmat vertailuperusteet olivat seuraavat:

Hintavertailu

1. Siivouspalvelun hinnat (enintään 20 pistettä):

Tarjoajan tuli antaa siivouspalveluiden hinnat tarjouspyynnön liitteellä olleella siivouspalveluiden hintalomakkeella.

Hintalomakkeelle muodostunut vertailuhinta vertailtiin seuraavasti: Matalimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja saa täydet pisteet (20 pistettä) ja muut saavat pisteitä kaavalla voittaneen tarjoajan hinta/tarjoajan hinta * 20 pyöristettynä alempaan puoleen pisteeseen.

2. Ateriapalvelun hinnat (enintään 45 pistettä):

Tarjoajan tuli antaa ateriapalveluiden hinnat tarjouspyynnön liitteellä olleella ateriapalveluiden hintalomakkeella. Hintalomakkeella tuli täyttää yhden lounaan, päivällisen, välipalan, aamu- ja iltapalan hinta, joista taulukon laskukaavalla muodostui ateriapalvelun vertailuhinta. 

Hintalomakkeelle muodostunut vertailuhinta vertailtiin seuraavasti: Matalimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja saa täydet pisteet (45 pistettä) ja muut saavat pisteitä kaavalla voittaneen tarjoajan hinta/ tarjoajan hinta * 45 pyöristettynä alempaan puoleen pisteeseen.

3. Integraatiotyön päivähinta (enintään 5 pistettä):

Vertailun tässä kohdassa tuli ilmoittaa päivähinta integraatiotyölle tilaajan tietojärjestelmiin. Integraationtyön päivähinnasta oli mahdollista saada korkeintaan 5 pistettä. Halvimman tarjouksen antanut saa 5 pistettä ja muut saavat pisteitä kaavalla voittaneen tarjoajan hinta/ tarjoajan hinta * 5 pyöristettynä alempaan puoleen pisteeseen.

4. Välitystuotteiden kateprosentti (enintään 10 pistettä):

Välitystuotteen hinta on palvelusopimuksen mukaan Palveluntuottajan sisäänostohinta, johon Palveluntuottaja lisää tarjouksessa ilmoittamansa prosenttiosuuden tuotteen hinnasta toimitus- ja käsittelykuluja; vertailussa huomioitiin ilmoitettu kateprosentti. Välitystuotteiden hinnat pyydettiin ateriapalveluita koskevalla hintalomakkeella.

Alimman kateprosentin antanut tarjoaja saa 10 pistettä ja muut saavat pisteitä kaavalla voittaneen tarjoajan hinta/ tarjoajan hinta * 10 pyöristettynä alempaan puoleen pisteeseen.

Hintavertailun lopputulos tarjoajakohtaisesti ilmenee liitteellä 3.

Hintavertailusta oli tarjousten vertailussa mahdollisuus saada enintään 80 pistettä tarjousten vertailuun.

Laatuvertailu

1. Haltuunottosuunnitelma (enintään 10 pistettä):

Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa erillinen haltuunottosuunnitelma, joka sisälsi palvelun projektisuunnitelman, resurssoinnin ja aikataulun sekä viestintäsuunnitelman.

Haltuunottoprojektin projektisuunnitelman pisteytti tilaajaorganisaation kilpailutuksesta vastaavat jäsenet. Jokaisen tarjoajan projektisuunnitelma pisteytettiin erikseen; jokaisella on mahdollisuus saada 10 pistettä.

Haltuunottosuunnitelman vertailu ja vertailun perustelu on esitetty tarkemmin liitteellä 4.

2. Asiakastyytyväisyyskysely (enintään 5 pistettä):

Tarjoajalla oli mahdollisuus esittää tarjouspyynnön liitteen 18 lomakkeella etusijajärjestyksessä enintään kaksi kyselykohdetta ateriapalveluiden osalta ja 1 kyselykohde siivouspalveluiden osalta asiakastyytyväisyyskyselyyn. Tarjoajan tuli liittää mainittu lomake tarjoukseensa.

Tarjoaja pystyi nimeämään vain yhden (1) asiakasyhteyshenkilön kunkin kyselykohteen vastaajaksi. Kyselykohteelta edellytettiin, että palvelusopimus on voimassa ja palvelun myynnin arvo vuodessa on vähintään 100 000 euroa (alv 0 %).

Asiakastyytyväisyyskyselystä oli mahdollista saada enintään 5 pistettä.

Pisteytys ja vertailun lopputulos asiakastyytyväisyyskyselyn osalta on perusteltu tarkemmin liitteessä 5.

3. Tilausjärjestelmien vaatimukset (enintään 5 pistettä):

Tilausjärjestelmää koskevat vaatimukset oli listattu tarjouspyynnön liitteellä 8 (Tilausjärjestelmien vaatimusmääritykset). Liitteen mukainen enimmäispistemäärä on 75 pistettä.

Tältä osin tarjoukset arvioitiin siten, että tarjoaja, joka saa eniten pisteitä liitteellä, saa 5 pistettä; tarjoaja, joka saa toiseksi eniten pisteitä liitteellä, saa 4 pistettä; tarjoaja, joka saa kolmanneksi eniten pisteitä liitteellä, saa 3 pistettä; tarjoaja, joka saa neljänneksi eniten pisteitä, saa 2 pistettä; tarjoaja, joka saa viidenneksi eniten pisteitä, saa 1 pisteen; huonommin sijoittuneet tarjoajat saavat 0 pistettä.

Kohdan vertailun lopputulos on perusteltu tarkemmin liitteessä 6.

Laatuvertailusta oli edellä kuvatulla tavalla mahdollisuus saada enintään yhteensä 20 pistettä tarjousten vertailuun.

Vertailun lopputulos

Hinta- ja laatuvertailun päätteeksi kunkin tarjouksen hinta- ja laatuvertailusta saamat pisteet laskettiin yhteen, eniten pisteitä saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun ja sen jättänyt tarjoaja valitaan toimittajaksi.

Tarjouksille tarjousten vertailussa luettavat pisteet ja tarjousvertailun lopputulos on esitetty liitteellä 3.

Eniten pisteitä saanut tarjous tulee näin ollen valita hankintamenettelyn voittajaksi ja valita sen jättänyt tarjoaja hankinnan toimittajaksi.
 

Taloudelliset vaikutukset

Koko hankinnan ennakoitu laskennallinen arvo on 89 milj.€/sopimuskaudella (max. 9 vuotta), alv 0 %.

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
 

Hankintasopimus ja ilmoitus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Palveluntuottajalta tullaan pyytämään hankintamenettelyssä toimitettavaksi edellytetyt ja tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät selvitykset ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo.hva@keusote.fi
 

Hankintamenettelyä koskeva kertomus

Tämä päätös on myös hankintalain 124 §:n mukainen hankintamenettelyä koskeva kertomus. Hankintayksikön yhteystiedot ovat seuraavat: Keski-Uudenmaan hyvinvointialue, Sandelininkatu 1 B, 05800 HYVINKÄÄ, sähköposti: kirjaamo.hva@keusote.fi
 

Ehdotus

Esittelijä

Salassapidettävät tiedot poistettu.

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.