Tarkastuslautakunta, kokous 30.11.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 45 Tilintarkastuspalvelujen hankinta vuosille 2023 – 2025

KEUHDno-2022-93

Aikaisempi käsittely

Tarkastuslautakunta, 8.6.2022

Valmistelija

Päivi Tarsia, rahoitus- ja talousjohtaja, paivi.tarsia@keusote.fi

Perustelut

Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaisesti aluevaltuusto on asettanut Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten.

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella aluevaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat, ml. tilintarkastuspalvelujen hankinnan. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on huolehtia, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen hallintosäännön 86 §:n mukaan tarkastuslautakunta seuraa tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista ja tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tekee tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi. Lisäksi tarkastuslautakunta päättää tilintarkastusyhteisön tilintarkastukseen kuulumattomien erillishankintojen hyväksyttävyydestä.

Hankinnan toteuttaminen yhteishankintana (dynaamisena hankintana, DPS) 

Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalvelujen kilpailutus esitetään toteutettavaksi siten, että hyvinvointialue osallistuu Hanselin Tilintarkastuksen palvelut 2020 - 2025 koskevaan yhteishankintaan, joka toteutetaan dynaamisena hankintana (DPS). Hanselin tilintarkastuspalvelut DPS kattaa Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tarvitseman tilintarkastuspalveluiden kokonaisuuden.

Hansel Oy on Suomen valtion ja Suomen Kuntaliitto ry:n omistama, julkisista hankinnoista annetun lain 20 §:n mukainen yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa asiakkaidensa puolesta yhteishankintasopimuksia, joista noin kolmasosa on dynaamisella hankintajärjestelmällä toteutettuja. Dynaaminen hankintajärjestelmä on sähköinen hankintamenettely, jossa hankinnat kilpailutetaan järjestelmään erillisellä menettelyllä hyväksyttyjen toimittajien kesken. Hanselin perustamat DPS:t ovat avoimia kaikille Hanselin asiakkaille sekä yleisesti markkinoilla oleville tavaroiden ja palvelujen tuottajille. Hansel kilpailuttaa ja hyväksyy toimittajat sekä hallinnoi sopimuksia. Keski-Uudenmaan hyvinvointialue liittymällä DPS:ään, voi tehdä ja kilpailuttaa hankintoja yhteishankinnan toimintamallin mukaisesti. Hyvinvointialue voi tehdä toimittajavalinnan joko sopimuskaudeksi tai yksittäiseen hankkeeseen tai hankekokonaisuuteen.


Tilintarkastuksen palvelut 2020 - 2025 -dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet ja sen käyttämisen hyödyt Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle

Tilintarkastuksen palveluiden dynaaminen hankintajärjestelmän eli DPS:n kautta hyvinvointialue voi hankkia tilintarkastuksen palveluita, kuten lakisääteiset tilintarkastuspalvelut, tarkastuslautakunnan tukipalvelut sekä projekti- ja hanketarkastuksia. 

Liittymällä Hanselin Tilintarkastuksen palvelut 2020 - 2025-dynaaminen hankintajärjes-telmään, hyvinvointialue säästää kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja resurssoinnissa. Hyvinvointialueelle ei ole saatavissa lisä- tai volyymietua erillisellä omalla kilpailutuksella.
Hyvinvointialueen hankinta voidaan kilpailuttaa DPS:n sisäisenä kilpailutuksena eli minikilpailutuksena oman organisaation tarpeita vastaavaksi.

Hyvinvointialueen omassa minikilpailutuksessa voidaan käyttää Hanselin tukitiimin apua sekä valmiita mallipohjia. Lisäksi Hansel asettaa sopimustoimittajille soveltuvuusehdot ja tarkistaa, että sopimustoimittajat kykenevät nämä vaatimukset täyttämään. Hansel antaa myös tukea hyvinvointialueelle koko sopimuskauden ajan esim. tekemällä tilaajavastuulain selvitykset keskitetysti, huolehtimalla hyvinvointialueen puolesta vuosittaisen hinnankorotusten. Lisäksi Hansel tekee työtä myös sopimusten valvonnan osalta.

Kysyntä ja tarjonta kohtaavat hyvin DPS -järjestelmässä. Kun toimittajarinki on monipuolinen, saa myös hankintayksikkö arvokasta tietoa toimialojen ydinosaamisesta ja markkinoiden kehityksestä. Dynaamisen hankintajärjestelmän asiakkaat hyötyvät hyvistä sopimusehdoista, joissa on huomioitu eri toimialojen erityispiirteet. Mukana on iso joukko laadukkaita toimittajia, joiden taustat Hansel on valmiiksi tarkastanut. DPS:ssä ei ole ennakkoliittymisvelvollisuutta kuten puitejärjestelyissä. Kun yhteishankinnan toimintamallina on DPS, sekä asiakkaita että toimittajia voi tulla mukaan koko DPS:n keston ajan. Puitejärjestelyssä toimittajat valitaan yleensä neljän vuoden sopimuskaudeksi, eikä uusia toimittajia oteta mukaan sopimuskauden aikana. Dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa ei ole rajattu lainsäädännössä samoin kuten puitejärjestelyssä. 
 

Hankinnan arvo ja eteneminen

Tilintarkastuksen palvelut 2020 - 2025 DPS:n osalta asiakaskohtainen hankintasopimus voi olla voimassa 30.6.2027 asti, kuitenkin enintään 6 vuotta. Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalveluiden hankinnan sopimuskaudeksi määritellään vuodet 2023-2025 ja tämän lisäksi optiovuosiksi 1+1 eli 2026 + 2027. Keski-Uudenmaan hyvinvointialue ilmoittaa optioiden käytöstä ja toteuttamisajankohdasta erikseen. Tarjoajan on sitouduttava tarjoamaan optioina mainitut palvelut.

Arvio tilintarkastusten palveluiden hankinnan vuosiarvosta on 60 000-80 000 euroa. Koska kyseessä on arvio, se ei sido Keski-Uudenmaan hyvinvointialuetta.

Hyvinvointialueen liityttyä Hanselin tilintarkastuksen palvelut 2020 – 2025 -dynaamisen hankintajärjestelmään, tarjouspyyntö hyvinvointialueen tilintarkastuksesta julkaistaan elo-, syyskuun vaihteessa. Tarjousaikaa annetaan yksi (1) kuukausi. Tarjousten vertailut toteutetaan lokakuun alussa.

Tarkastuslautakunta voi antaa päätösesityksensä tilintarkastuspalvelujen hankinnasta aluevaltuustolle lokakuussa.
Liittyminen Hanselin yhteishankintoihin edellyttää liittymisasiakirjojen täyttämistä sekä ilmoittautumisen tekemistä Hanselille. Liittymisasiakirjoissa kerrotaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalveluiden volyymista sekä arviot tarpeesta.  

Lisätietoja;
rahoitus- ja talousjohtaja Päivi Tarsia, etunimi.sukunimi@keusote.fi, 050 497 2637
sisäinen tarkastaja Jaana Ilomäki, etunimi.sukunimi@keusote.fi, 050 497 6558
hankinta-asiantuntija Tiina Kangas, etunimi.sukunimi@keusote.fi, 050 497 5555

Ehdotus

Tarkastuslautakunta päättää, että 

  • liitytään Hanselin tilintarkastuspalveluiden yhteishankintaan, tilintarkastuksen palvelut 2020 – 2025 dynaamiseen hankintajärjestelmään;
  • valtuuttaa hankintapäällikön tekemään kuntayhtymää koskevan ilmoittautumisen Hanselin ”Tilintarkastuksen palvelut 2020 - 2025” dynaamiseen hankintajärjestelmään; sekä
  • käynnistetään tilintarkastuspalveluiden kilpailutus em. dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena.

 

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Esteellisyys

Kirsi Sova

Valmistelija

  • Päivi Tarsia, rahoitus- ja talousjohtaja, paivi.tarsia@keusote.fi

Perustelut

Aikaisempi käsittely

Tarkastuslautakunta, 26.10.2022, § 38
Valmistelijat / lisätiedot: 
Päivi Tarsia 
paivi.tarsia@keusote.fi 
rahoitus- ja talousjohtaja 

Liitteet 
1.liite TARJOUSPYYNTÖ 30.9.2022 
2. liite hankinnan kohde ja asiakaskohtaiset vahimmaisvaatimukset PALVELUNKUVAUS 
3. liite Avauspöytäkirja EI_VIELÄ JULKINEN_SALAINEN Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24 
4. liite Vertailutaulukko EI VIELÄ JULKINEN_SALAINEN Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Perustelut

Hyvinvointialuelain 126 §:ssä määritellään aluevaltuuston tehtäväksi valita hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajaan sovelletaan hänen hoitaessaan tämän lain mukaisia tehtäviä rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään julkihallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta annetussa laissa (1142/2015). Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastusyhteisöllä ja sen määräämällä vastuunalaisella tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen.

Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaisesti aluevaltuusto on asettanut Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on tilintarkastusyhtymän valinnan valmistelu.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena ovat Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalvelut. Hankinta toteutetaan dynaamisella hankintajärjestelmällä.

Tarjouskilpailun perustiedot 

Tarkastuslautakunta päätti valmistelusta ja liittymisestä Hanselin Tilintarkastuksen palvelut (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään: Tarkastuslautakunta 8.6.2022, 6 § Sitoumus liittymisestä Tilintarkastuksen palvelut 2020–¬2025 -dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS). Näin hyvinvointialueen hankinta voitiin kilpailuttaa DPS:n sisäisenä kilpailutuksena eli minikilpailutuksena Keski-Uudenmaan hyvinvointialueorganisaation tarpeita vastaavaksi. 

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue lähetti sisäisen kilpailutuksen (DPS) tarjouspyynnön kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä oleville toimittajille 30.9.2022 - KEUDno-2019– 2091 / Tilintarkastuksen palvelut 2023– 2025 (DPS) - Keski- Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalvelut (liite 1: tarjouspyyntö, liite 2: hankinnan kohde ja asiakaskohtaiset vähimmäisvaatimukset – palvelukuvaus). Tarjousten jättöaika päättyi 18.10.2022 klo 12.00.

Tarjouksia saatiin tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 18.10.2022, klo 12:00 mennessä kahdelta (2) tarjoajalta (liite 3: tarjousten avauspöytäkirja, ei vielä julkinen, julkisuuslaki 6 §, 1 mom., 3-kohta). Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Kilpailutus toteutettiin käyttäen sähköistä Cloudia kilpailutusratkaisua. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska nyt kysymyksessä oleva hankinta muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden.

DPS:n sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössä ilmoitettu tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet 

Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous noudattaen seuraavia valintaperusteita:

  • Hinta, painoarvo 60 pistettä 
  • Laatu, painoarvo 40 pistettä 

Tarjottujen henkilöresurssien osaaminen, kokemus ja taidot painoarvo 40 pistettä

Tarjousten vertailu 

Hinnat vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti hintalomakkeen kokonaisvertailuhinnan perusteella. Tarjousten vertailutaulukko (liite 4: ei vielä julkinen, julkisuuslaki 6 § 1 mom. 3-kohta) on tämän esityslistan liitteenä.    

Laatuvertailussa otettiin huomioon tarjottujen henkilöresurssien vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus hankinnan kohteesta.  

Lopuksi kummankin tarjoajan saamat hinta- ja latupisteet laskettiin yhteen.  

Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt, suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja (tilintarkastusyhtymä) valitaan hyvinvointialueen sopimustoimittajaksi.  
Lopuksi kummankin tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.   

Kokouksessa Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen rahoitus- ja talousjohtaja esittelee tilintarkastuksen kilpailutusta, ml. tarjousten vertailua.

Ehdotus
Esittelijä

Matti Korkiakoski, matti.v.korkiakoski@gmail.com
Salassa pidettävä.

Päätös
Palautettiin uudelleen valmisteluun.

Esteellisyys
Kirsi Sova

*****

Tarkastuslautakunta, 30.11.2022

Valmistelijat / lisätiedot: 
Päivi Tarsia 
paivi.tarsia@keusote.fi 
rahoitus- ja talousjohtaja 

 

Hyvinvointialuelain 126 §:ssä määritellään aluevaltuuston tehtäväksi valita hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajaan sovelletaan hänen hoitaessaan tämän lain mukaisia tehtäviä rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään julkihallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta annetussa laissa (1142/2015). Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastusyhteisöllä ja sen määräämällä vastuunalaisella tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen.

Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaisesti aluevaltuusto on asettanut Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on tilintarkastusyhtymän valinnan valmistelu.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena ovat Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalvelut. Hankinta toteutetaan dynaamisella hankintajärjestelmällä.

Tarjouskilpailun perustiedot 

Tarkastuslautakunta päätti valmistelusta ja liittymisestä Hanselin Tilintarkastuksen palvelut (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään: Tarkastuslautakunta 8.6.2022, 6 § Sitoumus liittymisestä Tilintarkastuksen palvelut 2020–¬2025 -dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS). Näin hyvinvointialueen hankinta voitiin kilpailuttaa DPS:n sisäisenä kilpailutuksena eli minikilpailutuksena Keski-Uudenmaan hyvinvointialueorganisaation tarpeita vastaavaksi. 

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue lähetti sisäisen kilpailutuksen (DPS) tarjouspyynnön kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä oleville toimittajille 30.9.2022 - KEUDno-2019– 2091 / Tilintarkastuksen palvelut 2023– 2025 (DPS) - Keski- Uudenmaan hyvinvointialueen tilintarkastuspalvelut (liite 1: tarjouspyyntö, liite 2: hankinnan kohde ja asiakaskohtaiset vähimmäisvaatimukset – palvelukuvaus). Tarjousten jättöaika päättyi 18.10.2022 klo 12.00.

Tarjouksia saatiin tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 18.10.2022, klo 12:00 mennessä kahdelta (2) tarjoajalta (liite 3: tarjousten avauspöytäkirja, ei vielä julkinen, julkisuuslaki 6 §, 1 mom., 3-kohta). Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Kilpailutus toteutettiin käyttäen sähköistä Cloudia kilpailutusratkaisua. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska nyt kysymyksessä oleva hankinta muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden.

DPS:n sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössä ilmoitettu tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet 

Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous noudattaen seuraavia valintaperusteita:

  • Hinta, painoarvo 60 pistettä 
  • Laatu, painoarvo 40 pistettä 

Tarjottujen henkilöresurssien osaaminen, kokemus ja taidot painoarvo 40 pistettä

Tarjousten vertailu 

Hinnat vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti hintalomakkeen kokonaisvertailuhinnan perusteella. Tarjousten vertailutaulukko (liite 4: ei vielä julkinen, julkisuuslaki 6 § 1 mom. 3-kohta) on tämän esityslistan liitteenä.    

Laatuvertailussa otettiin huomioon tarjottujen henkilöresurssien vähimmäisvaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus hankinnan kohteesta.  

Lopuksi kummankin tarjoajan saamat hinta- ja latupisteet laskettiin yhteen.  

Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt, suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja (tilintarkastusyhtymä) valitaan hyvinvointialueen sopimustoimittajaksi.  
Lopuksi kummankin tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.   

Kokouksessa Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen rahoitus- ja talousjohtaja esittelee tilintarkastuksen kilpailutusta, ml. tarjousten vertailua.

Ehdotus

Esittelijä

  • Matti Korkiakoski, matti.v.korkiakoski@gmail.com

Salassa pidettävä.

Päätös

Salassa pidettävä.

Esteellisyys

  • Kirsi Sova

Liitteet

1.liite TARJOUSPYYNTÖ 30.9.2022.pdf (pdf, 390 kt)
2. liite hankinnan kohde ja asiakaskohtaiset vahimmaisvaatimukset PALVELUNKUVAUS.pdf (pdf, 155 kt)