Perustelut
HANKINTAPÄÄTÖS: PÄIVÄAUTOT LUOKASSA 3 M1 LUOKAN HENKILÖAUTO, SUURI ESTEETÖN AUTO / SISÄINEN KILPAILUTUS SOTE-KULJETUSPALVELUJEN DYNAAMISESSA HANKINTAJÄRJESTELMÄSSÄ
Hankintamenettely ja hankintailmoitus
Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä perusti sote-kuljetuspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän (jatkossa hankintajärjestelmä) hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero KEUDno-2021-418, joka julkaistiin 17.6.2021 ilmoituskanavissa Tarjouspalvelu.fi ja www.hankintailmoitukset.fi . Hankintajärjestelmä ja siihen perustuvat sopimukset siirtyivät Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 palvelujen järjestämisvastuun siirtymisen mukaisesti.
Kyseessä on henkilökuljetuspalvelujen hankinta hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisena sosiaali- ja terveyspalveluhankintana. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankintamenettelyn valinnan tarkoituksena on turvata asiakasryhmän palveluiden toteuttaminen niitä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Kyseessä ovat asiakasryhmän perusoikeuksien ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen kannalta merkitykselliset palvelut.
Hankintajärjestelmä on voimassa kuusi (6) vuotta sen perustamisesta lukien. Tänä aikana hankintayksikkö toteuttaa hankintajärjestelmässä sisäisiä kilpailutuksia. Hankintayksikkö voi jatkaa hankintajärjestelmän voimassaoloa uudella hankintailmoituksella.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet”.
Hyvinvointialue toteuttaa palveluhankinnan avulla sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden välttämättömiä kuljetuspalveluja järjestämisvastuunsa mukaisesti, palvelujen luonne huomioiden tarkoituksenmukaisella tavalla. Hyvinvointialue huolehtii palvelujen saatavuudesta ja kattavuudesta muun muassa palvelun laatua, hinnoittelua, harkinnanvaraisia luokseajokorvauksia, palvelun saatavuuden kannustinta sekä jatkuvuuden hallintaa koskevilla sopimusehdoilla.
Hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä ”Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet”.
Hankinnan kohde ja ennakoitu arvo
Hankinnan kohteena ovat päiväautot toteuttamaan Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden ja muiden palvelun käyttäjien henkilökuljetuspalveluja. Hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus toteutuu hankintajärjestelmän luokassa 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto.
Päiväautot ovat kokonaan hankinnan kohteena olevien kuljetusten käytettävissä sovittuna ajoaikana, jolloin autot eivät saa vastaanottaa muita, kuin tilaajan ohjauskeskuksen ohjaamia kuljetuksia. Päiväautot ovat ensisijainen kalusto niiden sovittuina ajoaikoina. Palveluntuottajan on huolehdittava päiväauton palvelun katkeamattomuudesta sijaisauto- ja sijaishenkilöjärjestelmällä.
Tilaaja valitsee yhteensä 15 päiväautoa seuraavissa osissa
- Päiväautot arkisin / Hyvinkää 3 autoa
- Päiväautot arkisin / Järvenpää 4 autoa
- Päiväautot arkisin / Nurmijärvi 3 autoa
- Päiväautot viikonloppuisin / Hyvinkää 1 auto
- Päiväautot viikonloppuisin / Järvenpää 1 auto
- Päiväautot viikonloppuisin / Nurmijärvi 1 auto
Lisäksi tilaaja valitsee kuusi (6) päiväautoa optiona, jonka tilaaja voi ottaa käyttöön kolmen ensimmäisen sopimusvuoden aikana. Palveluntuottajan on pystyttävä käynnistämään optiona olevan päiväauton palvelu kolmen (3) kuukauden kuluessa tilaajan option käyttöönottoa koskevasta päätöksestä. Tilaaja pidättää oikeuden kilpailuttaa lisää päiväautoja, jos niiden kapasiteetti ei riitä tilaajan tarpeen mukaisten kuljetusten toteuttamiseen.
Sisäisen kilpailutuksen kohteena ovat
- Vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetuspalvelut
- Muiden sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden kuljetuspalvelut
- Hyvinvointialueen henkilöstön ja luottamushenkilöstön tarpeen mukaiset kuljetuspalvelut
- Muut hyvinvointialueen tarpeen mukaiset kuljetuspalvelut sekä henkilökuljetuksiin yhdistettävissä olevat tavarakuljetukset.
Kuljetuspalvelu sisältää palvelukuvauksen ja tarjotun laadun mukaisen palvelun, kuljettajan ja ajoneuvon.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin ohjeismateriaalina 1 olevassa tarjouspyynnössä liitteineen.
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoitu arvo on 8,5 milj. euroa / vuosi. Ennakoitu arvo koskee päiväautoja ja sopimusautoja ajoneuvoluokissa 1 – 4.
Sopimus on voimassa määräaikaisena kolme (3) vuotta (varsinainen sopimuskausi). Tämän jälkeen tilaajalla on oikeus yhden (1) vuoden optiokauteen (optiokausi). Tilaaja ilmoittaa option käyttämisestä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden ja/tai optiovuoden päättymistä.
Tarkoituksena on, että sopimus tulee voimaan maalis-huhtikuussa 2024. Palveluntuottajan on pystyttävä aloittamaan palvelun tuottaminen viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun sopimus tulee voimaan.
Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset
Hankintayksikkö lähetti 15.12.2023 hankintajärjestelmän sisäisen tarjouspyynnön kaikille hankintajärjestelmän luokkaan 3 hyväksytyille ehdokkaille. Tarjouspyyntö on päätöksen oheismateriaalina 1.
Hankintayksikkö sai tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 16.1.2024 klo 12:00 mennessä 17 tarjousta. Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 Avauspöytäkirja.
Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että Taksipalvelu Riitta Heikkilän tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen hinnan ilmoittamisen osalta. Se suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjouskilpailusta sulkemisen perustelut on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 Tarjoajakohtainen kirje Taksipalvelut Riitta Heikkilä. Koska tarjoajakohtainen kirja sisältää liikesalaisuuksia, se annetaan tiedoksi vain sille tarjoajalle, jota se koskee.
Muut saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu
Tarjousvertailu suoritetaan erikseen kussakin hankintajärjestelmän luokassa. Palveluntuottajien valinta toteutuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti.
HINTA
Painoarvo 60 %
Hintavertailua varten halvimman vertailuhinnan tarjonnut saa vertailuun 60 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimpaan hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 60
LAATU
Painoarvo 40 %
Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan laadun raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 40 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan raakapisteet/ suurimmat raakapisteet * 40.
Laatuperusteina 3 olivat
- A Ajoneuvon vähäpäästöisyys
- B Kaksi pyörätuolipaikkaa
Tarjoajan edellä mainitulla tavalla muodostetut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Tarjoajien valinta tapahtuu hinnan ja laadun mukaisessa etusijajärjestyksessä. Hinta- ja laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnöissä.
Tarjouspyynnössä annetun ohjeen mukaan tarjoajan tuli kuvata laatuperusteiden toteutuminen tarjottavien ajoneuvojen kuvauksen yhteydessä. Tarjouspyynnön mukaan jos kuvaus puuttui tai oli olennaisesti puutteellinen, tarjoa saa tältä osin laadusta 0 pistettä. Seuraavien tarjoajien laatuperusteen B Kaksi Pyörätuolipaikkaa laadun toteutumisen kuvaus puuttui tai oli osin puutteellinen ja hankintayksikkö on oikaissut pisteytystä vastaavasti:
- Taksikuljetukset Harri Vuolle Oy osassa 1, 2, 3
- Tmi Kari Palonen osassa 1
- Hop Kuljetus Tmi osassa 2
Edellä mainituille tarjoajille lähetetään liitteen 3 – 5 mukainen tarjoajakohtainen kirje, jossa pisteytyksen perustelut on esitetty tarkemmin. Tarjoajakohtainen kirje on liikesalaisuus ja annetaan tiedoksi vain sille tarjoajalle, jota se koskee.
Tarjousvertailun lopputulos ja valitut palveluntuottajat ovat liitteen 3 Valitut palveluntuottajat päiväautot mukaiset.
Hankintasopimus ja ilmoitus
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. Hankintalain 25 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisen kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo.hva@keusote.fi